الجامعة الهاشمية تعمل على "أتمتة" نظام الاتصالات الإدارية لمحافظة الزرقاء

المدينة نيوز - ضمن خططها لتقديم خدمات مثلى للمجتمع المحلي استطاع فريق طلابي من كلية الأمير الحسين بن عبدالله الثاني لتكنولوجيا المعلومات بإشراف الدكتور فراس الهناندة من تحويل مشروع نظام الاتصالات الإدارية (الصادر والوارد) في محافظة الزرقاء إلى نظام اتصالات إلكتروني مؤتمت بالكامل من بدء استقبال المعاملة ومعالجتها وحفظتها والاستعلام عنها وإصدار التقارير والإحصاءات الخاصة بها إلى حين إصدارها وطباعتها.
وأشاد مستخدمو النظام في دار محافظة الزرقاء بالنظام الجديد بعد أن كانت  المحافظة تستخدم نظام الصادر والوارد الورقي واليدوي الذي يهدر الوقت ويشكل عبء كبير على العاملين في المحافظة وخاصة من ناحية حفظ المعاملات والبحث عنها وطباعتها. كما اشروا إلى أن النظام الجديد يتميز بالسرعة والسهولة والدقة ومستوى الأمن والموثوقية العالية.
وذكر الدكتور الهناندة أن النظام الجديد عمل على أتمتة أعمال إدارات وأقسام الاتصالات الإدارية في المحافظة؛ إذ يقوم النظام بمتابعة المراسلات الصادرة والواردة من مختلف الجهات ومتابعتها وتنفيذ الإجراءات اللازمة عليها، وحفظها، وتصنيفها، ومتابعتها، والاستعلام عنها، كما يتيح النظام تسريع وتسهيل ومتابعة إنجاز العمل على كافة المستويات كما زاد من مستوى الدقة في إتمام المعاملات، وسهولة وسرعة عمل الاستعلامات، والتقارير، والإحصائيات المختلفة وطباعتها.
وحول آلية عمل نظام الاتصالات الإدارية الالكتروني قال إنه: يعمل بمتابعة المعاملة بدءا من إدخال قيد المعاملة، وتوثيقها ضمن قاعدة البيانات، وعرض قيدها وإحالتها، وتسديدها  متابعتها إلى أن يتم تصديرها أو إنهائها واكتمال المطلوب منها. ويقوم النظام بحفظ قيد المعاملات الصادرة والواردة والتعامل معها بطرق ومفاهيم سلسة ومألوفة لدى العاملين في هذا المجال.
وذكر بأنه تم تصميم نوافذ البرنامج بحيث تكون سهلة ومفهومة من قبل الموظفين عند القيام بإجراءات المعاملة  ليسهل التعامل مع هذه  النوافذ ولا تشكل إي إرباك أو عرقلة عند تنفيذ الأوامر، كما يتيح مستوى عالي من الأمان والموثوقية والسرية بحيث يتم إعطاء صلاحيات مختلفة لعدد من المستخدمين، كم يعمل على تخفيف العبء، وتقليل الخطأ في إدخال المعلومات الخاصة بالمعاملات الصادرة  والواردة حيث يتم إدخال معلوماتها من قبل الموظف الذي يعمل على المعاملة ويكون دور الاتصالات الإدارية قيدها في سجلات الصادر أو الوارد  بحيث يقوم النظام بنقل معلومات المعاملة للسجل بطريقة  آلية.•كما يتيح النظام إنشاء تقارير جديدة تغطي احتياجات  الموظف  و باستخدام شاشات سهلة أعدت خصيصا لهذه الغاية.•يمكن لمشرف النظام تعريف صلاحيات المستخدمين حيث يحصل كل مستخدم على اسم مستخدم وكلمة مرور خاصة به والتي بدورها تحدد دور هذا المستخدم وَصلاحياته لاستخدام النظام, ومن مميزات هذه الجزئية أن كل عملية رئيسية في النظام معرَّفة مسبقاً بحيث تسمح فقط للمستخدمين أصحاب العلاقة بالقيام بالعملية.
وتحدث الدكتور هناندة أستاذ مساعد متخصص عن طبيعة عمل النظام الحالي في محافظة الزرقاء تعتمد محافظة الزرقاء على النظام اليدوي لتخزين بيانات المعاملات حيث تقوم المحافظة بالتعامل مع نوعين أساسيين من المعاملات هي المعاملات الصادرة من محافظة الزرقاء والمعاملات  الواردة إليها،  بحيث يقوم الموظفين بإدخال بيانات هذه المعاملات على الورق ومن ثم معالجتها وتصنيفها حسب المكان المخصص لكل منها.
وأضاف قامت مجموعة عمل من طالبات الكلية بتحليل النظام المتبع في دار محافظة الزرقاء واعلم على تصميم نظام إلكتروني جديد، والتخلص من العوائق في النظام القديم: يشمل النظام اليدوي القائم في محافظة الزرقاء على عدة معوقات تشكل عبء كبير في العمل وتشكل ضياع للوقت, من هذه المعوقات عملية البحث عن معاملة ما حيث تشكل مشكلة رئيسية في النظام اليدوي وذلك عند البحث عن أكثر من معاملة حسب شروط, حيث تتطلب حل هذه المسالة جهد ومعاناة من قبل الموظفين. ومن المعوقات أيضا تصنيف المعاملات حيث يعتمد عمل المحافظة على تصنيف المعاملات إلى جزئين رئيسيين هما المعاملات الصادرة والمعاملات الواردة ومن ثم تصنف إلى جزئين فرعيين هما العام والسري لذا فإنها تشكل مشكلة وعبء على هيكل المحافظة وهدر للوقت. وتشمل المعوقات لدى الموظفين أيضا في عملية استخراج وطباعة التقارير عن المعاملات حيث يتطلب أولا تصنيف المعاملات ومن ثم البحث ومن ثم إدراج البيانات عن المعاملات إلى جداول يدويا ومن ثم طباعتها وهذه بالتأكيد تتطلب جهد ووقت كبيرين.