متخصصون: تعدد المستويات الادارية في المؤسسات يؤثر في اتخاذ القرار
المدينة نيوز - يرى متخصصون في الادارة بشقيها العام والاستراتيجي ضرورة اشراك الافراد بعملية اتخاذ القرارات في المؤسسات، وانه كلما ازداد مستوى المشاركة من قبل عدد اكبر من جماعات العمل تقل المركزية لصالح الاعتماد على اللجان وفرق العمل في عملية اتخاذها.
وبحسب قولهم فان توفير دليل مكتوب للقواعد والاجراءات يرشد الموظفين الى كيفية اداء العمل في المؤسسات ويوضح الوصف الوظيفي لشغل الوظائف، يشجع الفرد على الالتزام بالقوانين والانظمة ويسهل بالتالي عملية السيطرة على السلوك الوظيفي ويساعد على التحكم به بشكل ايجابي. مدير عام المعهد الوطني للتدريب اسامة جرادات يدعو الى اعتماد ما يعرف باسلوب الادارة بالتجوال بحيث لا ينتظر متخذو القرار وصول المعاملات المحولة الى مكاتبهم ضمن شروحات طويلة وغير واضحة قد يساء فهمها ، بل التواجد بين الموظفين في اماكن عملهم والتباحث معهم في عملية اتخاذ القرار اختصارا للوقت والجهد وازالة سوء الفهم وبالتالي اتخاذه بشكل جماعي .
ويوضح ان لكل مؤسسة هيكلا تنظيميا يتضمن عددا من المستويات الادارية والوظائف الموجودة بكل مستوى كما يبين الارتباطات والعلاقات الرسمية .
ويقول انه عند ورود اي كتاب للمؤسسة , فان هناك عدة معالجات للكتب الواردة من بينها ارسال الكتاب الى رأس الهرم في المؤسسة الذي يحوله الى المستوى الذي يليه ويقوم بدوره بتحويله الى احد مرؤوسيه ليتخذ الاجراء بشأنه او يشرح عليه بالاجراء المطلوب ثم يعيده الى رأس الهرم، وبهذا يتبين ان هناك تسلسلا لاجراء ما يلزم على الكتب الرسمية من اعلى الى ادنى ومن ثم الى ادنى والعودة الى اعلى.
ويضيف: ان الاجراءات السابقة تؤدي الى اضاعة الوقت وتأخير الانجاز ومعاملات الناس ومصالحهم، وقد يؤدي الى تشويه المعلومات ويؤثر على دقتها اثناء انتقال الموضوع في المستويات المنفذة، ويؤدي الى سوء تفاهم، وسوء تنسيق بين المستويات.
ويرى جرادات ان المعيقات والمشكلات يمكن حلها وتجاوزها من خلال تفويض الصلاحيات من المستوى الاعلى للمستوى الذي يليه، وبشرط ان يكون التفويض خطيا، ومكتوبا ومحددا، ولا يشترط التراتبية، بالاضافة الى تصنيف المعاملات الصادرة والواردة الى مهم وحيوي بحيث يعطى الاولوية وصفة الاستعجال ، ثم المتوسط الاهمية يليه المتكررة البسيطة، من خلال تعليمات داخلية واضحة ومحددة توجه الى المعنيين خاصة المسؤولين عن الصادر والوارد.
ويسهم وجود وصف وظيفي واضح بازالة جميع التشوهات فيما يتعلق بالمسؤوليات والمهارات الوظيفية، ويجب اعادة النظر بالهياكل التنظيمية ذات المستويات الوظيفية المتعددة واللجوء الى استخدام الهياكل التنظيمية المنبسطة (قليلة المستويات والحلقات) اضافة الى استخدام اسلوب فرق العمل في انجاز المعاملات الذي يسهم في توفير سرعة الانجاز واتخاذ القرار اختصارا للوقت والجهد كما يقول جرادات.
ويوضح ان القرارات في المؤسسات تصنف الى روتينية بسيطة متكررة التي تعود عليها الموظفون ولا مجال فيها الى الاجتهاد كالاجازة مثلا، وتشكل نسبة كبيرة من القرارات ويجب ان تفوض الى ادنى المستويات الادارية.
وهناك قرارات تتخذ في حالة عدم التأكد( جديدة) ولا يوجد لها سوابق وتحتاج الى دراسة لانها ذات طابع جديد وغير ملموس بالنسبة الى متخذ القرار , والى التشاور مع المستويات الاخرى والى وجود معلومات حولها، وهناك قرارات تتخذ في حالة المخاطرة , وهذه من اصعب القرارات لكونها تحتاج الى عقد اجتماع مصغر او لجان لدراسة الموضوع من جميع الجوانب.
ويشير الى ان هناك قرارات تخص الموارد البشرية في المؤسسات وهي ذات علاقة بحقوق الموظفين مثل الترفيع والتثبيت والعلاوات والزيادات السنوية والراتب والتي قد يجهلها بعض الموظفين , وتعتبر من مسؤولية العاملين في الموارد البشرية ليقوموا بتذكير المعنيين بها تحقيقا للعدالة والمساواة بين الموظفين الامر الذي يؤدي الى الشعور بالرضا الوظيفي الذي يعتبر من متطلبات الاداء الجيد. ويرى المدرس بقسم ادارة الاعمال في جامعة البترا الدكتور أحمد مثقال القاسم ان طبيعة القرارات في المؤسسات تعتمد على المستويات الادارية الموجودة فيها بالدرجة الاولى ، وان كل مستوى له طبيعة في اتخاذ القرار تختلف عن الاخرى.
ويقول ان قرارات الادارة العليا والممثلة برئيس مجلس الادارة او المدير العام غالبا ما تكون استراتيجية لكون هذه الادارة تركز وتخطط بشكل استراتيجي وعلى المدى البعيد، اما المستوى الاداري المتوسط فتكون قراراته تكتيكية وتتعلق بالموظفين المتواجدين فيه، ويمثل هذا المستوى من خلال المديرين ورؤساء الاقسام بحسب الهيكل التنظيمي للمؤسسة او المنظمة.
ويضيف اما المستوى الاشرافي في الهرم الاداري فتكون قراراته تشغيلية لتسيير الاعمال اليومية حسب نشاط المنظمة وطبيعة عملها، مشيرا الى دور المستوى الاداري المتوسط والاشرافي في عملية تنفيذ القرارات لكونهم المعنيين بها.
ويؤكد الدكتور القاسم المختص بالادارة الاستراتيجية اهمية اشراك الموظفين في المؤسسة بعملية اتخاذ القرار لانعكاسها على ادائهم، خاصة تلك التي تقترح من قبل الموظفين انفسهم .
استاذ الادارة العامة في جامعة اليرموك الدكتور احمد الشياب يقول ان الغاية من التدرج والتسلسل الاداري تسهيل عملية الاتصال في المنظمة او المؤسسة، مشيرا الى ان كل مستوى اداري له مسؤوليات , وله صلاحيات تقابلها، وان من بين المشكلات التي تعترض عملية الاتصال في المؤسسة اعطاء مسؤوليات بدون منح اي صلاحيات توازيها ما يعقّد عملية الاتصال.
ويضيف: ان التركيب الداخلي للمنظمة الذي يتكون من تقسيمات وتنظيمات ووحدات ادارية فرعية يهدف الى القيام بمختلف الاعمال والانشطة من اجل تحقيق اهداف المنظمة، مشيرا الى صعوبة ايجاد هيكل تنظيمي بمستويات ادارية يصلح لكل المؤسسات لاختلاف اهداف المؤسسة وطبيعة مهامها .
وبحسب الدكتور الشياب فان التدرج الاداري في المؤسسة يوضح نوع العلاقات وخطوط وشبكات الاتصال بين اقسامها، ويوزع الاعمال والمسؤوليات بين الافراد الى جانب توزيع الافراد في اقسام , والاقسام في دوائر , والدوائر في وحدات اكبر، ما يفعل مبدأ تفويض الصلاحيات الذي يسهم في تصميم الانشطة والرسائل بحيث ينتج لدينا اتصال فعال في المؤسسة.
ويبين ان عملية اتخاذ القرار في المؤسسات تتم على عدة مستويات منها: قرار على مستوى الفرد والذي يكون في الادارة العليا، وقرار المجموعة الذي يكون على مستوى الاقسام والوحدات والدوائر، وقرار المنظمة والذي يكون استراتيجيا ومرتبطا بالادارة العليا.
وتمر عملية اتخاذ القرار بمراحل كتعريف المشكلة، وجمع معلومات حولها، ومن ثم تحليل بياناتها، ووضع البدائل وتقييمها، واختيار البديل المرضي للطرفين (طرفي القرار)، وفي المرحلة الاخيرة تنفيذ هذا القرار عندما يقع ذهن متخذه على احد البدائل ويلتزم به.
ويوضح الشياب ان خصائص الهيكل التنظيمي في المنظمات والمؤسسات تتسم , بالتعقيد من حيث درجة تقسيم العمل بين الوحدات الادارية ، والمركزية والتي هي مستوى وتنوع مشاركة جماعات العمل في القرارات الاستراتيجية بالمقارنة مع عدد الجماعات في المنظمة ، والرسمية التي تعتمد على القوانين والانظمة التي توجه الفرد وتضبط افعاله وتصرفاته اثناء ادائه للعمل. -- ( بترا )
